I registri manuali delle prenotazioni, i fogli Excel per i turni del personale, le calcolatrici per chiudere i conti di fine giornata esistono in diversi hotel. Modalità che hanno una loro utilità, certo, ma che costringono a un lavoro frammentato, a processi di verifica costanti, esponendo a errori e fraintendimenti. Dire che sono superati non è affatto lontano dal vero.
Le criticità si amplificano nelle strutture che combinano ristorazione e ospitalità, le quali si trovano a fare i conti con turni di lavoro più articolati da organizzare e con il coordinamento di due attività. Dotare ogni struttura del suo sistema, che rimane quindi separato, tende a essere un problema, in quanto il rischio di errori e inefficienze cresce esponenzialmente.
E se la soluzione oggi fosse molto più semplice di quanto non sembra? Esistono infatti alcune aziende specializzate dell’informatica che mettono a disposizione un unico gestionale strutture ricettive, ideato appositamente per le realtà del comparto hospitality quali case vacanze, alberghi, strutture ricettive e B&B, scalabile e in grado di adattarsi alla struttura di ogni singola attività.
Tra le piattaforme più interessanti troviamo quella di TeamSystem, tech company italiana con una storia consolidata alle spalle, nata con l’intento di supportare la competitività di imprese e professionisti a 360°. Oggi prendiamo spunto dal suo gestionale per l’hospitality per mostrarvi perché un’opzione di questo tipo offre vantaggi concreti.
Gestionale per hospitality: più che una scelta tecnologica
Nel mondo dell’hotellerie, dove pratiche come quelle descritte inizialmente sono assolutamente nocive per l’operatività delle figure addette alle varie mansioni, l’uso di un programma digitale ad hoc evita simili situazioni alla radice.
Nel caso della compilazione dei turni di lavoro in albergo, ad esempio, dà modo a chi li redige di accedere a uno storico replicabile e facile tanto da inviare quanto da aggiornare. Ogni collaboratore fruisce di quanto disposto direttamente dal proprio cellulare o da pc, tramite app con account dedicato.
Inoltre, permette di predisporre attività quotidiane di check in e check out, front desk e back office, ma anche i pagamenti in presenza con POS e da remoto con altri sistemi digitali, coniugando la gestione online con quella dal vivo senza intoppi.
L’interfaccia è intuitiva, consentendo di approntare le modifiche senza complicazioni, risultando accessibile persino a chi non ha particolare dimestichezza con la tecnologia.
Quali sono i vantaggi: verso processi e decisioni più consapevoli
Un gestionale per strutture ricettive raccoglie automaticamente informazioni preziose: quali servizi risultano più opzionati, quali meno, ma anche dati di pratica utilità. Questa reportistica contribuisce a ottimizzare l’offerta in linea con le preferenze reali della clientela, avendo un quadro esatto dell’operatività, monitorando aspetti come lo stato delle stanze e delle prenotazioni.
L’analisi nel tempo rivela pattern stagionali e tendenze, permettendo di conseguire aggiustamenti mirati.
Inoltre, nella stessa piattaforma convivono gli aspetti di natura amministrativa con quelli di fatturazione elettronica e quelli di stampo HR come la gestione di ferie e permessi: elementi che generano preoccupazione per chi gestisce un’attività ricettiva. Avere tutti i documenti accessibili da un’unica piattaforma, consultabili da desktop o mobile, semplifica controlli e verifiche.
Persino le attività di comunicazione rientrano nella gestione: promozioni, sconti, campagne per fidelizzare i clienti possono essere coordinate attraverso lo stesso sistema che gestisce le operazioni quotidiane. L’integrazione elimina ridondanze e incentiva a concentrarsi su ciò che conta: offrire un’esperienza di qualità agli ospiti.
